החברה למתנ"סים - מרכזים קהילתיים בישראל בע"מ (חל"צ), הינו הארגון הגדול בישראל ליצירת פעילויות אזוריות בקהילות בישראל. הארגון מונה כ-7,000 עובדים שונים, חלקם עובדים במרכזים השונים וחלקם עובדי מטה, הנהלה וכו׳. לחברה למתנ״סים היתה קיימת מערכת פנים ארגונית לדיווח נוכחות ברמת העובד, אך המערכת לא ענתה לצרכים השונים ואף היתה מסורבלת ולא נוחה לשימוש העובדים. כמו כן המערכת לא נתנה פתרון ברמת השימוש במובייל. בשל מורכבות הצרכים של החברה למתנ״סים לא היה ניתן להשתמש ב״מוצר מדף״.
איפיון מערכת: נגיף הקורונה והתפשטותו יצר הרגלי עבודה ומושגי עבודה שלא הינו מורגלים עליהם עד כה. כגון: עבודה היברידית, עבודה מהבית וכו׳. עולם חדש זה ושימוש נרחב בטלפונים סלולרים יצר צורך מצד המשתמשים בשינוי דיווח שעות העבודה ואפשרות לדיווח קל ופשוט של ימי העבודה, שעות עבודה, חופשות, מחלות וכו׳. בחברה למתנ״סים יש מגוון רחב של עובדים כגון עובדים משרדיים, עובדים רוחביים (שעוברים בין המתנס״ים השונים) עובדי מתנ״ס, עובדי משרה קבועה וכו׳. כל עובד מחויב בדיווח עבודה ודיווח זה עובר לדיווח מנהל/ת ורק אז עובר למחלקת כ״א. מכיוון שמס׳ העובדים גדול ופרוס בכל הארץ, המעקב והניהול הזה הופכים מסובכים, מסורבלים ובעיקר גוזלים הרבה זמן מעובדי משאבי כ״א. ההגדרה הראשונית והמרכזית היתה יצירת מערכת פשוטה ונגישה לכל שלושת שלבי המשתמשים: עובד/ת, מנהל/ת ומחלקת כ״א.
עובד/ת: מגיש/ה את הדיווח באופן חודשי ומחויב/ת להגיש את הדיווח למנהל/ת לאישור. העובד/ת מקבל/ת תזכורת להגיש את הדיווח ובנוסף המערכת מציפה לו/לה אי דיוקים בדיווח, כפילויות וכו׳. העובד/ת מחויב/ת להגיש את הדיווח עד סוף החודש. במידה והוא/היא לא יגישו את הדיווח אין אפשרות לתת להם את השכר החודשי.
מנהל/ת: מחויבים לעבור ולאשר את הדיווח של העובד. באחריות המנהלים לוודא שהעובד מגיש את הדיווח בזמן וכן הם צריכים לאשר אותו. המנהל/ת מחויב/ת בלוחות זמנים לאשר את דיווח העובדים על מנת לאפשר תשלום שכר בזמן.
מחלקת כ״א: מחויבת לעקוב אחר הגשת הדיווחים ואישורם בזמן. המערכת נועדה להקל על התהליכים האלה ומעקב אחר הדיווחים.
